Näin säästät radikaalisti aikaa Excel-raporteissa ja sisäänluet dataa

Toistuvissa taulukkolaskennan prosesseissa ja ad hoc -raporteissa voi säästää huomattavasti aikaa. Ne ovat automatisoitavissa helposti ilman koodaustaitoja.
Alessa excel raporttien automatisointi 1080 x 1080

Käytätkö turhan paljon aikaa taulukkolaskentaohjelmassa yhdistellen ja putsaten dataa raportointia varten? Haaveiletko, että toistaisit homman nappia painamalla? Tai että tietojärjestelmät keskustelisivat keskenään? Mieluummin osaisit enemmän analytiikkaa ja tuottaisit fiksumpaa tietoa? Tuhlaatko leijonanosan työajasta datan manuaaliseen muokkaukseen ja makroihin?


Niin tuttua edelleen: Liian moni taloushallinnon, raportoinnin ja ennusteiden parissa työskentelevä käyttää edelleen 80 prosenttia raportointiajasta datan käsittelyyn ja vain 20 prosenttia analyysin tekemiseen eli siihen, että käyttäisi aivonystyröitään datalla johtamisen tueksi.

Kun sama toistuu viikosta tai kuukaudesta toiseen, työaikaa tuhlautuu harmillisesti monotoniseen tekemiseen, jolla ei ole tekemistä oivaltamisen kanssa. Esimiehelle, johdolle ja hallitukselle koostetaan dataa, joka on jo valmistuessaan vanhentunutta.

Moniin polttaviin kysymyksiin ei ehditä etsiä numeroista vastauksia ja tekeminen keskittyy kuvailevaan analytiikkaan - kertomaan, miten meni. Dataan ei välttämättä päästä edes käsiksi tai sitä poimitaan käsin pdf-tiedostoista. Nokkaa ei oikein ehditä nostaa kohti tulevaa. Ennusteita saatetaan perustaa esimerkiksi myynnin mutu-arvioihin tulevista kaupoista. Ja niin edelleen.

Mutta ei hätää, tilanne on muutettavissa nopeammin kuin uskotkaan. Modernin itsepalveluanalytiikan avulla datalla johtaminen, automatisointi ja ennusteet ovat nyt lähes kaiken kokoisten yritysten ulottuvilla. Me alessalaiset olemme hyödyntäneet Alteryxiä jo seitsemän vuoden ajan erilaisten yritysten digitalisaation vauhdittajana ja kerromme tässä blogissa, miten automatisoit raportoinnin käytännössä. 

Ratkaisu on joustava itsepalveluanalytiikan ohjelmisto, jonka tulee varmistaa, että:

  • datan valmistelu on ensiluokkaista,
  • automatisoitua prosessia voidaan tarvittaessa käden käänteessä muokata
  • kaikki tämä voidaan tehdä haluttaessa ilman koodaamista, tarvittaessa koodia muokaten. 

Nämä kriteerit täyttyvät Alteryx Designer -itsepalveluanalytiikan ohjelmistossa.

HUOM. Toistuva raportti automatisoidaan tekemällä alla listatut työvaiheet ohjelmassa vain kerran.

Eli kun seuraavan kerran tarvitse ao. raportin, siirryt suoraan kohtaan 9 - painat vain Run-nappia: 

1. Valitse ensimmäinen prosessi, jonka haluat automatisoida

Koska raportointitarpeita on monia, kannattaa aloittaa viikoittain tai kuukausittain eniten aikaa vievästä prosessista.

Kun olet ratkaissut yhden automatisoinnin, voit hyvin todennäköisesti hyödyntää samaa dataa muuhunkin laskentaan. Silloin olet jo puolimatkassa seuraavan analyysin automatisointia.

2. Aloita ensimmäinen automatisoitava workflow

On aika kääriä hihat. Koodia ei tarvitse osata (toki saa, jos R:ää tai Pythonia pätkä tarvitaan).

Riittää, että sinulla on käytettävissä dataa ja tiedät, mitä siitä haluat saada irti.

Alteryxin drag&drop-näytössä automatisoitava prosessi rakennetaan palasista vaihe kerrallaan. Näet koko prosessin vuokaavion tyyppisesti näytölläsi. Se on visuaalisesti hyvin havainnollinen - toisin kuin taulukkolaskentaan kätkeytyvät kaavat. Valitset kuhunkin datankäsittelyn vaiheeseen tarvittavan työkalun, vedät sen näytölle ja siirryt prosessin seuraavaan vaiheeseen. Työkaluja on tarjolla yli 100 datan käsittelystä aina koneoppimiseen! 

Jos haluat tarkistaa jonkin stepin sisällön, voit palata milloin tahansa mihin tahansa workflown vaiheeseen kurkkaamaan, mitä siinä vaiheessa datalle tehdään ja tarvittaessa muuttaa prosessia. Täysin läpinäkyvästi.

Kun workflow on kerran luotu, voit seuraavalla kerralla siirtyä suoraan kohtaan 9. Mutta aloitetaan tuomalla data ohjelmistoon:

3. Tuo data mistä tahansa eri tietolähteistä, eri formaateissa

Onko ongelmanne, että ette saa tietojärjestelmistä tietoa ulos? Alteryx tukee yli 80 datanlähdettä - voit tuoda dataa useista csv-tiedostoista kerralla, tietokannoista jne - tai vaikkapa Procountorista tai Netvisorista. Käytännössä Alteryxiin voidaan tuoda dataa mistä tahansa järjestelmästä. 

Tuot dataa yhdellä työkalulla riippumatta datan formaatista tai lähteestä. Eri formaateissa oleva data yhdistetään yhdeksi Alteryxissä. 

Voit tuoda niin paljon dataa kuin haluat, koska datan volyymit eivät ole rajoite (Excelissä käsiteltävälle datalle on miljoonan rivin rajoite). Mutta voit myös poimia vain olennaisen - siitä tuonnempana.

4. Puhdista virheet nopeasti

Koska datan valmistelu Alteryxissä ei perustu rivien ja sarakkeiden käsittelyyn samaan tapaan kuin Excelissä, datan putsaus on nopeampaa ja helpompaa aiemmin mainittujen valmiiden työkalujen avulla.

Varaa online konsultaatio automaatiosta ja analytiikasta AAjattelutavan muutos vaatii pientä harjoittelua - ja olemme valmiita auttamaan. Mutta huomaathan, että kerran Alteryxin käyttöön ottaneet eivät enää suostu luopumaan ohjelmistosta.

Moderni datan putsaus tarkoittaa esimerkiksi, että:
  • poistat turhat rivit tai sarakkeet ilman että kaavat muuttuvat,
  • muutat solujen tietotyyppi kertaheitolla. Tämä on erityisen kätevää csv-tiedostojen kohdalla, joissa datan tyyppi on teksti.
  • muokkaat päivämääriä vaivatta juuri siihen suunnitellulla työkalulla.

5. Yhdistä taulukot ja datasetit näppärämmin

Seuraavaksi prosessissa luultavasti yhdistät dataa eri taulukoista. Tähänkin Alteryxissä on kätevät yhdistämistyökalut, joiden avulla toimit huomattavasti nopeammin ja virheettömämmin kuin taulukkolaskentaohjelmassa:

Työtä nopeuttavia etuja verrattuna Exceliin:

  • Excelissä kaikkien kolumnien täytyy olla täsmälleen samat ja 
    samassa järjestyksessä, jotta voidaan yhdistää dataa useammasta eri taulukosta s
    amaan taulukkoon. Alteryxissä sen sijaan yhdistät eri datalähteitä/taulukoita pelkästään joidenkin tiettyjen kolumnien perusteella ja samalla sarakkeiden järjestys pysyy samana. Käyttäjänä sinulla on täysi kontrolli siihen, miten nämä kolumnit pinotaan tai järjestetään. Datalähteissä voi siis olla toisistaan poikkeava määrä kolumneja, ja silti saadaan aina kasattua datasetti, joka ei mene sekaisin (esim. useamman kuukauden myynnit yhteen tarkasteluun). Työkalun nimi on Union.
  • Korvaat VLOOKUP/PHAKU-kaavan rakentamisen yksinkertaisesti Join-työkalulla. Joinilla saadaan peräkkäin data/lisää informaatiota alkuperäiseen datasettiin (esim jos toisessa taulussa on asiakkaat ja asiakkaiden tekemät ostot, voidaan yhdistää asiakas ID:llä ostot myös tähän datasettiin)
  • Jos lähdedatasi muuttuu, raportti ei mene "rikki" Alteryxissä, eikä sinun tarvitse palata aloittamaan alusta.

6. Suodata, lajittele ja järjestele

Seuraavaksi todennäköisesti haluat automatisoida myös datan suodattamisen, lajittelun, kääntämisen sekä järjestelyn haluttuun muotoon. Lisätään tässä vaiheessa myös nämä vaiheet automatisoitavaan workflowhun.

Etuja verrattuna taulukkolaskentaan:

  • Suodattaminen on sinällään taulukkolaskentaohjelmissakin helppoa, mutta Alteryxissä filtteröit dataa lisäksi myös True/False -perusteella. Tämä on kätevää, kun halutaan tietoa kuinka suuri osa datasta täyttää halutut filtteröintiehdot. Esim.  nimi equals ”Mikko” true näyttä

     

    ä datasta kaikki Mikot, ja false kaikki muut datasta. True / falsella dataa voidaan näin ollen myös jakaa perustuen haluttuihin filttereihin.
  • Pivot: Usein data voi olla huonosti luettavassa muodossa, koska arvot ovat jokainen eri kolumneissa tai kaikki allekkain yhdessä sarakkeessa. Alteryxissä voit yhdellä työkalulla (Pivot) kääntää pystysuoran datan vaakatasoon ja päinvastoin. Voit myös kääntää dataa perustuen haluttuihin nimikkeisiin.

7. Lisää laskentakaavat, vältä virheet

Tässä vaiheessa lisäät tutut laskentakaavasi automatisoitavaan prosessiin. Edistyksellisen itsepalveluanalytiikan tehtävänä on nopeuttaa laskentaa ja vähentää virheitä.

Alteryxissä ei kosketa itse datasettiin vaan dataan kohdistuvat komennot ja summat ym ovat erillään datasetistä workflown sisällä. Tämä tarkoittaa kahta asiaa: ensinnäkään manuaalisia virheitä ei pääse syntymään, ja toisekseen datasetti säilyy yhtenäisenä tilanteesta riippumatta.

Käyttäjät eri puolilla maailmaa kiittävät: 

  • Formuloita rakentaessa ei tarvitse muistella, piilotitko jotakin, mitä leikepöydällä on, mihin siirsit ne yhdet rivit, tai tarkistaa, mahtoiko kaava nyt mennä kaikkialle jne. Alteryxillä kaava on oikein kaikkialla missä pitääkin.
  • Vältät esimerkiksi IF/JOS-funktion käytön yleiset ongelmat
  • Lasket yhteen arvoja maalaamatta soluja
  • Alteryxin visuaaliset työkalut kertovat selkeästi missä vaiheessa prosessia mikäkin laskentakaava on tuotu mukaan ja kuinka se on muodostettu.

8. Aggregoi

Lopuksi todennäköisesti haluat aggregoida datan järkevälle tasolle, esim. viikko- tai kuukausitasolle (esimerkiksi haluat yhdistää myyjän päiväkohtaiset myynnit viikkotasolle nähdäksesi viikkomyynnit/myyjä).

Alteryxissä vältyt pivot-taulukon rakentamiselta toisin kuin Excelissä. Alteryxin Summary-työkalulla datan voi aggregoida haluttujen muuttujien mukaan (esim. myyjän ID:n ja viikkonumeron perusteella). Samalla työkalulla voit myös laskea muuttujille muita perinteisiä laskutoimituksia (keskiarvo, havaintojen lukumäärä sekä minimi ja maksimi arvot).


ONNEKSI OLKOON! Olet nyt automatisoinut ensimmäisen prosessin. Voit rakentaa Alteryxissä vielä visualisoinnin ja automaattisen raporttilähetyksen kollegoillesi. Siirry sitten painamaan nappia (9) ja nauti.


 

9. Paina Run-nappia. Toista automaatio milloin haluat.

Kun haluat toistaa analyysin tai raportin workflown sinun tarvitsee vain painaa Run-nappia. Milloin tahansa haluat ja  milloin tahansa, kun raakadataasi on tullut muutoksia. Säästät valtavan määrän aikaa.

Huomaathan, että voit toistaa kaikki prosessin vaiheet painamalla Run-nappia, siitä huolimatta että lähdedatasi muuttuisi. Kaavat ei mene "rikki" Alteryxissä, eikä sinun tarvitse aloittaa alusta, kuten taulukkolaskentaohjelmassa. 

Automaatio on valmis. Alteryx alkaa muuttaa maailmaasi. 

Haluatko nähdä käytännössä, miten Alteryx mullistaa toistuvien Excel-raporttien tekemisen?Varaa online-demo