Yhdysvaltalainen Trinity Industries valmistaa ja liisaa rautatiekalustoa liikennöitsijöille. Yhtiöllä on mm. tuhansia junavaunuja käyttöomaisuudessaan. Vero-osaston käyttöomaisuudesta vastaavan tiimin työ oli kuormittavaa, koska yhtiön tietojärjestelmistä ei hallinnoida kutakin kaluston vaunua erikseen. Jotta pystyttiin hoitamaan sekä johdon raportointi että ilmoitukset Yhdysvaltain veroviranomaiselle (IRS), oli aiemmin ainoaksi keinoksi oli jäänyt pitää kirjaa käyttöomaisuuden tuhansista vaunuista Exceleissä. Prosessiin meni viisi kuukautta.
Lähtötilanne: Raskas ja hidas prosessi vei kuukausia
Lähtölaukauksena muutokselle oli käyttöomaisuudesta vastaavalle verotiimille annettu tehtävä: sekä johdon raportointiin että veroilmoitusten tekoon käytettävää aikaa tuli merkittävässä määrin saada lyhyemmäksi .
Alkutilanteessa prosessi vei viisi kuukautta. Päivittäisessä työssä oli useita haasteita: Datan määrä oli valtava, oikeiden lukujen hankkimiseksi käytiin paljon keskusteluja, laskennat olivat monimutkaisia, eri lähteistä saatu data poikkesi toisistaan, ja tiimi käytti työkaluna Exceliä. Työ eteni raskassoutuisesti ja hitaasti, osin siksi, että leijonanosa ajasta jouduttiin käyttämään eri versioiden tarkastuksiin.
Ratkaisu: Alteryxillä kirittiin kiinni kuukausikaupalla aikaa
"Ratkaisuna rakensimme Alteryxillä useita työnkulkuja (workflows), joiden avulla pystymme käyttämään kirjanpitojärjestelmien tuottamia raportteja, yhdistelemään nopeasti eri lähteistä ja eri tapaan kirjattuja kalustotietoja sekä esittelemään yhdistelty lopputulos kunkin sidosryhmän tarpeiden mukaisessa muodossa", kertoo Jesus Labastida Trinityltä.
"Alteryxin avulla saimme kaiken datan yhdistelyyn, putsaamiseen ja jäsentelyyn käytetyn ajan vähennettyä muutamaan minuuttiin! Tästä tuli mahdollista, kun pystyimme hyödyntämään olemassa olevaa raportointia ja jäsentelemään tietoa eri raportointitarpeita varten."
"Käytännössä Alteryx lyhensi viiden kuukauden prosessin viiden minuutin prosessiksi. Nyt analyytikkomme keskittyvät analyyseihin sen sijaan, että hukkaisivat aikaansa rivi kerrallaan asioiden tarkistamiseen ja vlookup-lausekkeisiin."
Näin se tehtiin Alteryxissä
Pääasiallinen raakadata tuodaan Oracle Financials -järjestelmästä Excel ja CSV-tiedostoina. Alteryx hakee niistä olennaiset tiedot ja tuo ne yhteen Alteryxin omaan, paikalliseen tiedostotietokantaan. Sen ansiosta prosessin myöhemmässä vaiheessa voidaan tehdä nopeasti ajoja, joissa dataa on suuria määriä. Seuraavana muodostetaan C1, C2, ja B1 -raportit, joiden perusteella Trinityn Tax Manager ja Senior Tax Director validoivat tiedot.
Yllämainitussa workflowssa käytetään mm. Alteryxin fuzzy matching -ominaisuutta. Käytännössä se luo käyttöomaisuuden luettelon useista lähteistä, joissa tietoja on saatettu nimetä hiukan toisistaan eroavin tavoin. Lisäksi mahdollistui käyttöomaisuuden kunkin listauksen tarkasteleminen rivi riviltä kunkin yksittäisen Oracle-raportin osalta.
Seuraava Alteryx-työnkulku rakennettiin, jotta kirjanpito pystyi luokittelemaan käyttöomaisuuden kirjaukset Freight, Relines, tai Repairs -luokkiin erilaisen kirjanpitomenettelyn takia.
Seuraavat kaksi workflowta luotiin tuottamaan IRS-veroviranomaisen edellyttämät lomaketiedot. Lopuksi Alteryx Designerilla luotiin vielä lopullinen johdon koontiraportti, jota käytetään myös raportoinnin lopputarkastukseen.
Lähde: Alteryx Global User Community
Mistä veroprosessien automatisoinnin voi aloittaa? Varaa kalenterista ilmainen konsultaatio