Käytätkö turhan paljon aikaa taulukkolaskentaohjelmassa yhdistellen ja putsaten dataa raportointia varten? Haaveiletko, että toistaisit homman nappia painamalla? Tai että tietojärjestelmät keskustelisivat keskenään? Mieluummin osaisit enemmän analytiikkaa ja tuottaisit fiksumpaa tietoa? Tuhlaatko leijonanosan työajasta datan manuaaliseen muokkaukseen ja makroihin?
Moniin polttaviin kysymyksiin ei ehditä etsiä numeroista vastauksia ja tekeminen keskittyy kuvailevaan analytiikkaan - kertomaan, miten meni. Dataan ei välttämättä päästä edes käsiksi tai sitä poimitaan käsin pdf-tiedostoista. Nokkaa ei oikein ehditä nostaa kohti tulevaa. Ennusteita saatetaan perustaa esimerkiksi myynnin mutu-arvioihin tulevista kaupoista. Ja niin edelleen.
Mutta ei hätää, tilanne on muutettavissa nopeammin kuin uskotkaan. Modernin itsepalveluanalytiikan avulla datalla johtaminen, automatisointi ja ennusteet ovat nyt lähes kaiken kokoisten yritysten ulottuvilla. Me alessalaiset olemme hyödyntäneet Alteryxiä jo seitsemän vuoden ajan erilaisten yritysten digitalisaation vauhdittajana ja kerromme tässä blogissa, miten automatisoit raportoinnin käytännössä.
Ratkaisu on joustava itsepalveluanalytiikan ohjelmisto, jonka tulee varmistaa, että:
Nämä kriteerit täyttyvät Alteryx Designer -itsepalveluanalytiikan ohjelmistossa.
HUOM. Toistuva raportti automatisoidaan tekemällä alla listatut työvaiheet ohjelmassa vain kerran.
Eli kun seuraavan kerran tarvitse ao. raportin, siirryt suoraan kohtaan 9 - painat vain Run-nappia:
Koska raportointitarpeita on monia, kannattaa aloittaa viikoittain tai kuukausittain eniten aikaa vievästä prosessista.
Kun olet ratkaissut yhden automatisoinnin, voit hyvin todennäköisesti hyödyntää samaa dataa muuhunkin laskentaan. Silloin olet jo puolimatkassa seuraavan analyysin automatisointia.
On aika kääriä hihat. Koodia ei tarvitse osata (toki saa, jos R:ää tai Pythonia pätkä tarvitaan).
Riittää, että sinulla on käytettävissä dataa ja tiedät, mitä siitä haluat saada irti.
Alteryxin drag&drop-näytössä automatisoitava prosessi rakennetaan palasista vaihe kerrallaan. Näet koko prosessin vuokaavion tyyppisesti näytölläsi. Se on visuaalisesti hyvin havainnollinen - toisin kuin taulukkolaskentaan kätkeytyvät kaavat. Valitset kuhunkin datankäsittelyn vaiheeseen tarvittavan työkalun, vedät sen näytölle ja siirryt prosessin seuraavaan vaiheeseen. Työkaluja on tarjolla yli 100 datan käsittelystä aina koneoppimiseen!
Jos haluat tarkistaa jonkin stepin sisällön, voit palata milloin tahansa mihin tahansa workflown vaiheeseen kurkkaamaan, mitä siinä vaiheessa datalle tehdään ja tarvittaessa muuttaa prosessia. Täysin läpinäkyvästi.
Kun workflow on kerran luotu, voit seuraavalla kerralla siirtyä suoraan kohtaan 9. Mutta aloitetaan tuomalla data ohjelmistoon:
Onko ongelmanne, että ette saa tietojärjestelmistä tietoa ulos? Alteryx tukee yli 80 datanlähdettä - voit tuoda dataa useista csv-tiedostoista kerralla, tietokannoista jne - tai vaikkapa Procountorista tai Netvisorista. Käytännössä Alteryxiin voidaan tuoda dataa mistä tahansa järjestelmästä.
Tuot dataa yhdellä työkalulla riippumatta datan formaatista tai lähteestä. Eri formaateissa oleva data yhdistetään yhdeksi Alteryxissä.
Voit tuoda niin paljon dataa kuin haluat, koska datan volyymit eivät ole rajoite (Excelissä käsiteltävälle datalle on miljoonan rivin rajoite). Mutta voit myös poimia vain olennaisen - siitä tuonnempana.
Koska datan valmistelu Alteryxissä ei perustu rivien ja sarakkeiden käsittelyyn samaan tapaan kuin Excelissä, datan putsaus on nopeampaa ja helpompaa aiemmin mainittujen valmiiden työkalujen avulla.
Seuraavaksi prosessissa luultavasti yhdistät dataa eri taulukoista. Tähänkin Alteryxissä on kätevät yhdistämistyökalut, joiden avulla toimit huomattavasti nopeammin ja virheettömämmin kuin taulukkolaskentaohjelmassa:
Työtä nopeuttavia etuja verrattuna Exceliin:
Seuraavaksi todennäköisesti haluat automatisoida myös datan suodattamisen, lajittelun, kääntämisen sekä järjestelyn haluttuun muotoon. Lisätään tässä vaiheessa myös nämä vaiheet automatisoitavaan workflowhun.
Etuja verrattuna taulukkolaskentaan:
Tässä vaiheessa lisäät tutut laskentakaavasi automatisoitavaan prosessiin. Edistyksellisen itsepalveluanalytiikan tehtävänä on nopeuttaa laskentaa ja vähentää virheitä.
Alteryxissä ei kosketa itse datasettiin vaan dataan kohdistuvat komennot ja summat ym ovat erillään datasetistä workflown sisällä. Tämä tarkoittaa kahta asiaa: ensinnäkään manuaalisia virheitä ei pääse syntymään, ja toisekseen datasetti säilyy yhtenäisenä tilanteesta riippumatta.
Käyttäjät eri puolilla maailmaa kiittävät:
Lopuksi todennäköisesti haluat aggregoida datan järkevälle tasolle, esim. viikko- tai kuukausitasolle (esimerkiksi haluat yhdistää myyjän päiväkohtaiset myynnit viikkotasolle nähdäksesi viikkomyynnit/myyjä).
Alteryxissä vältyt pivot-taulukon rakentamiselta toisin kuin Excelissä. Alteryxin Summary-työkalulla datan voi aggregoida haluttujen muuttujien mukaan (esim. myyjän ID:n ja viikkonumeron perusteella). Samalla työkalulla voit myös laskea muuttujille muita perinteisiä laskutoimituksia (keskiarvo, havaintojen lukumäärä sekä minimi ja maksimi arvot).
Kun haluat toistaa analyysin tai raportin workflown sinun tarvitsee vain painaa Run-nappia. Milloin tahansa haluat ja milloin tahansa, kun raakadataasi on tullut muutoksia. Säästät valtavan määrän aikaa.
Huomaathan, että voit toistaa kaikki prosessin vaiheet painamalla Run-nappia, siitä huolimatta että lähdedatasi muuttuisi. Kaavat ei mene "rikki" Alteryxissä, eikä sinun tarvitse aloittaa alusta, kuten taulukkolaskentaohjelmassa.
Automaatio on valmis. Alteryx alkaa muuttaa maailmaasi.
Haluatko nähdä käytännössä, miten Alteryx mullistaa toistuvien Excel-raporttien tekemisen?